¡Congreso a la Vistaaa! (I)

Por Noelia Lavara

“¿En qué hora se me ocurrió organizar un Congreso en un lujoso hotelito del extranjero?” Si le suena esta queja, puede que necesite ayuda, consuelo o ambos, a partes iguales. La organización de un congreso o de cualquier evento en el que estén invitadas más de una docena de personas es una de las pruebas más duras por las que puede pasar un ejecutivo de asociación; aunque no negaremos que, en contrapartida, si logra alcanzar el notable –mejor el sobresaliente- su imagen quedará definitivamente apuntalada de cara a los asociados y grupos de interés de su entidad.

Las asociaciones empresariales abarcan una gama increíble de tamaños y características en nuestro país. Las hay grandes y de modesto presupuesto –para sus dimensiones- de escasos socios y jugosos dineros, de tipo mediano tanto en número de asociados como en caja… y así hasta un número casi infinito de combinaciones. Por tanto, a la hora de planear un congreso, usted debería evaluar si su asociación cuenta con presupuesto propio, si tiene posibilidad de contratar patrocinadores y si la nutren unos socios dispuestos o no a gastarse unos euros en conjugar admirablemente trabajo y descanso.

Porque no olvidemos que un Congreso es una ocasión perfecta para formarse, debatir nuevas ideas empresariales o estar a la última en cuanto a las últimas tecnologías de un sector determinado, pero también supone una excusa perfecta para que sus socios se relajen, diviertan o descansen de su duro trabajo diario.

Por tanto, las tendencias actuales no apuntan a salones cerrados en un hotel urbano y conferencias de 9 de la mañana a 8 de la noche, sino a jornadas intensivas matutinas de trabajo, y tardes –y noches- llenas de loca diversión.

En consecuencia, los problemas organizativos aumentan. Veamos algunos problemas a los que se puede enfrentar. Uno de los principales puede constituirlo el establecimiento elegido: un hotel o un complejo especializado suele ser lo más habitual en estos casos. El quid de la cuestión es cómo saber, a distancia, si un establecimiento va a responder al reto de alojar y dar servicio a decenas, cientos o miles de personas.

Los congresos suelen tener horarios muy marcados –coffee breaks a las 10:30, almuerzo a las 13:30…- ¿Podrá el departamento de restauración hacer frente a una comida simultánea de esas dimensiones? ¿No se formará un lio tremendo a la hora del checking?

Para evitarse problemas, no confíe en las buenas palabras. Recurra a los contratos, y si son detallados, mucho mejor. Puede que algunos hoteles sean reacios a este tipo de acuerdos por escrito, en tal caso, no deposite en sus manos su congreso. Más vale prevenir…

Pero no se agobie, una vez confirmada la asistencia de una respetable cantidad de personas, verá cómo se le abren las puertas, también para los llamados servicios complementarios, que suelen resultar fundamentales: fotógrafo, servicio de vídeo, cantantes, humoristas, artistas, reparto de prensa, menús especiales (diabéticos, adaptados a la religión de cada asistente, celiacos…).

Sin duda, es mucho más fácil recurrir a los habituales que emplea el hotel, pero exija una muestra de los trabajos de estos profesionales antes de contratarlos para evitar sorpresas. Hoy en día es sencillísimo acceder a un book profesional o a una filmación de una actuación a través de Internet. Así que no admita excusas.

Probablemente, cualquier hotel le exigirá una fianza. Intente negociar para que ésta sea lo más baja posible y aplazada, de tal manera que no ahogue financieramente a su entidad y tenga plazo para ir “recopilando” cantidades de las inscripciones previas.

En general, espere lo inesperable, pues ejemplos de problemas encontrará en todas partes, como el de una asociación norteamericana que quiso celebrar un encuentro en Argentina y depositó el dinero necesario en un banco local, un día antes de que se iniciara el aciago “corralito”. O aquella que iba a celebrar su congreso anual en un hotel de Alemania que fue finalmente demolido sólo unos días antes por problemas estructurales del edificio. O aquella en la que se sirvió pescado en mal estado y causó considerables problemas intestinales a tres cuartas partes de los empresarios de un sector empresarial.

Sin duda, los contratiempos y los riesgos existen en la vida, pero es muy probable que usted no tenga tan mala suerte. Trabaje con precaución, intentando cubrir los posibles frentes… pero siempre con ilusión. En un próximo artículo estudiaremos qué otros posibles peligros puede y debe sortear si está decidido a planificar un encuentro externo entre sus socios.