¡Congreso a la Vistaaa! (II)

Publicitar un congreso es una de las pruebas que pueden probar mejor la valía de un organizador, en este caso de un ejecutivo de asociación. La manera más habitual de hacer esto no es recurrir a los grandes medios de comunicación, sino al mailing ordinario (esto es, a través de correo) y al e-mail marketing.

Si opta por ambos, que suele ser lo más habitual, tendrá necesariamente que encargar material publicitario a un diseñador y a una imprenta. Con total seguridad, ahorrará costes, disgustos y tiempo si encarga a una agencia de comunicación integral estas tareas.

Aún así, esté muy atento a todo el proceso: exija que se celebre una reunión o briefing en la que pueda exponer a los creativos las ideas que quiere trasmitir, haga que le pasen las primeras pruebas, una vez estén esbozadas, y vigile las tareas de impresión hasta que esté seguro de que todo ha quedado a su gusto.

Si no tiene demasiados socios, su propio equipo puede encargarse del envío, pero a partir de un determinado número, sale “a cuenta” encargarlo a una empresa distribuidora. Respecto al envío de e-mail publicitarios, no caiga en la tentación de elaborarlos de manera “casera”.

Nadie quiere acudir a un congreso mal organizado e improvisado. Si quiere vender un encuentro de lujo, prestigioso, agradable y basado en una parte técnica de notable calidad, los medios a través de los que se anuncie deben estar a tono. Por tanto, encargue a un creativo el diseño del mail, y sólo cuando le haya ofrecido un trabajo realmente atractivo, envíelo.

Otros detalles pueden parecer cuestiones menores, pero no lo son. Si tiene intención de regalar algo a los asistentes, llegue a un acuerdo con un proveedor del sector para que haga el desembolso y ejerza de patrocinador. Lo mismo puede hacer si va a entregar un premio o si va a ofrecer una actuación “estrella”.

Dedique una persona ex profeso a captar inscripciones a través del socorrido telemarketing. Muchas veces los socios, consumidores al fin y al cabo, están interesados en su congreso, pero su frenética actividad diaria les impide levantar el teléfono o enviar ese mail que confirma su asistencia. Puede que estén esperando el que una persona les facilite todos esos pasos, o que al menos le recuerde que se acerca la fecha límite para inscribirse.

Cuando queden pocos días para la partida, haga de agente de viajes para sus socios. Envíeles un mail o un SMS, o ambos, indicándoles los requisitos para entrar en el país elegido: visados, vacunas, documentación necesaria, consejos útiles, como costumbres, cultura, lo que se puede o no facturar en el avión…

Cuelgue en la web de la asociación todos los detalles para que puedan consultarlos a cualquier hora del día… o de la noche. No olvide incluir un aviso para que todo el mundo tenga una VISA a mano. Nos guste o no, una de esas tarjetitas de plástico puede sacarnos de algún que otro apuro cuando estamos en el extranjero.

Igualmente, muchas asociaciones disponen de un seguro médico propio, otras no. Si no es el caso, no estaría de más contratar alguno que cubra las posibles incidencias, no tan raras cuando se mueve un grupo considerable de gente, se realizan excursiones (torceduras, caídas, golpes de calor, picaduras de insectos…) y cuando acuden miembros con edades a veces avanzadas, como asociados honorarios, ex presidentes o ex ejecutivos.

Previamente a la salida, consulte cuáles son los hospitales cercanos, cómo funciona el servicio de ambulancias, si existe médico en el hotel, y esas otras cuestiones que nunca se espera utilizar pero que siempre es mejor tener apuntadas. Lo mismo sirve para el resto de seguros: defunción, incapacidad, cancelación del viaje…

Pero no queremos despedir este artículo con caras largas. Se celebran decenas, quizá cientos de congresos de asociaciones empresariales españolas en el extranjero cada año. Y todas repiten. Suponemos que debido a que no sólo consiguen su primer objetivo: formar y actualizar a sus socios; también logran que los asociados se sientan como en familia y disfruten de un agradable descanso. Que de eso se trata.