Las 4 Ps se sientan en su evento

Por Noelia Lavara


Si las reuniones, congresos, seminarios y otros encuentros sectoriales no dieran beneficios... ¿Cree que las miles de empresas y profesionales que se dedican a su organización podrían subsistir? Es más, si sus socios no obtuvieran algún rédito... ¿No le parecería raro que miles y miles de empresas destinen buena parte de sus gastos cada año a asistir a estos eventos?

Efectivamente, es indiscutible la enorme utilidad, sobre todo a nivel de establecimiento de relaciones, que para un ejecutivo de asociaciones tiene la asistencia a encuentros, así como la organización de reuniones por parte de la propia entidad para facilitar las alianzas y el debate entre las propias empresas asociadas.

De hecho, muchos socios esperan de su asociación única y exclusivamente eso: la oportunidad de debatir con otros pares, formar contactos para estar al tanto de las últimas novedades tecnológicas, consejos acerca de cómo aplicar la legislación presente, conocer hacia dónde caminan las últimas tendencias del mercado, consolidar alianzas, en definitiva. Todo eso, y mucho más, es lo que usted debe proporcionarles. Y ningún marco es mejor que la celebración de un congreso, un seminario, una reunión, una jornada formativa o cualquier otro encuentro. Tenga en cuenta que según los últimos datos de los que dispone el Spain Convention Bureau –cuya página web, www.scb.es, le recomendamos consultar- aseguran que el número de reuniones anuales en España ronda las 14.000, y cada vez más ciudades se convierten en lugares de acogida de jornadas, congresos y seminarios.

Por tanto, dado que la competencia es feroz, y este tipo de eventos –no siempre con igual fortuna- se multiplican atrozmente... ¿Quiere que sus encuentros sean un éxito o que acaben como las fiestas de cumpleaños de los chicos marginados de los High School norteamericanos?
Aplique entonces las 4 “P” del marketing, que popularizó el famoso profesor norteamericano Jerome McCarthy: Producto, lugar (place), precio y promoción, y recuerde que un encuentro sectorial es uno más de los impecables servicios que debe ofrecer a sus asociados. Seguramente es uno de los más importantes, porque en él sus socios tienen la oportunidad de conocer a usted y todo su equipo cara a cara. Y deben dar la talla.

-Producto. Es la reunión en sí. Es el conjunto de servicios y atenciones que hace de su congreso, seminario o encuentro, diferente. Esto incluiría, en primer lugar, una razón de ser interesante –para nuestra desgracia, cada vez se convocan más congresos y eventos en los que no se dice absolutamente nada de interés- los conferenciantes apropiados, una buena orientación al congresista o asistente, una buena gestión de todos los detalles, como restauración o catering, alojamiento, los detalles protocolarios... Y la perfecta coordinación de todas las actividades a través de los servicios de secretaría y oficina.

-Lugar (Place): Organice el evento en un lugar idóneo. Ofrezca un motivo adicional, -el conocer una ciudad o lugar bonito- a aquellos asistentes que no están del todo convencidos, y deleite a aquellos que sí han decidido de antemano asistir. No sólo debe fijarse en la belleza del sitio, sino en unos cuantos importantes detalles más, como que tenga buenas comunicaciones, capacidad, infraestructuras modernas con excelente relación calidad-precio, facilidades para reuniones, para pernoctar y asimismo una notable oferta cultural.

-Precio: Está claro. Todo gira en esta vida en torno a lo que uno puede gastar. No es lo mismo organizar un evento con un amplio presupuesto que con cuatro euros, pero dentro de sus limitaciones, elija siempre algo con un valor percibido elevado. Tenga en cuenta que una reunión o congreso que dé una imagen pobre y descuidada no tendrá, probablemente, segunda edición.
Como se asegura en “Gestión y Organización de Congresos. Operativa, protocolo y ceremonial”, de Paloma Herrero Blanco, el valor del conjunto de un evento está compuesto por una mezcla entre el soporte físico visible e invisible de éste (las oficinas, la tecnología disponible, el equipo humano...) el personal en contacto con el congresista o asistente y por la coordinación a la hora de integrarlo en las distintas actividades que ejecuta el coordinador u organizador del evento. Es decir, este último factor se refiere a la respuesta ofrecida cuando el asistente nos solicita cualquier cosa, desde un ordenador con conexión a Internet, un taxi, un médico de guardia, o unos aperitivos. Todo cuenta. A mayor valor percibido, mayor precio está dispuesto a pagar. Y más beneficios obtendrá para su asociación. Por tanto, fije el precio de inscripción del evento de acuerdo a esta complicada balanza: no tan bajo como para insinuar una falta de calidad, no tan caro como para eliminar de entrada a un buen número de participantes. Y cuide la calidad.

-Promoción: La forma en que se da a conocer un congreso, una convención o cualquier reunión sectorial es parte importante de su éxito. La gente llama a más gente, de manera que un evento se va haciendo con cierta fama a medida que se suceden las ediciones y su éxito siempre está asegurado. Asimismo, asegúrese de que usted, o su asociación, que son los convocantes, están seguros de lo interesante que el encuentro es para su sector. Transmitirá su entusiasmo a todos aquellos con los que hable, no le quepa duda.
Promueva su evento con la suficiente antelación y a través de todos los medios a los que tenga acceso: por mail, invitaciones por correo, su revista sectorial o incluso a través del boca a boca.

Un último consejo: si la organización de una determinada reunión reviste para usted y su equipo demasiada dificultad, bien por falta de recursos humanos o de otra índole, no descarte recurrir a los servicios de una empresa o profesional cualificados. Le sorprenderá comprobar que la mayoría de las veces no sólo no es más caro, sino que consiguen ventajosos descuentos.